POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

¿Quiénes somos?
Somos la CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO, actuamos en calidad de RESPONSABLES DE TRATAMIENTO. Por lo tanto, decidimos sobre el tratamiento de sus datos personales; en algunas ocasiones, podremos actuar como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO, es decir, llevaremos a cabo el TRATAMIENTO de DATOS PERSONALES por cuenta de un responsable del tratamiento.

La CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO es una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, de carácter corporativo y gremial, domiciliada en la Avenida 40 No. 24A - 71 en la ciudad de Villavicencio - Meta, cuyos teléfonos de contacto son el 8-6818140 y el 8- 6817777 y los correos electrónicos son presidencia@ccv.org.co y informacion@ccv.org.co
Resumen de la Política de Tratamiento de Datos Personales

En esta Política de Tratamiento de Datos Personales podrá encontrar: ? Qué tipo de información trata la CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO.

? Cuál es el uso que la CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO da a la información personal que los titulares entregan en virtud de la relación.

? Cuál es la persona encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos y dispuesta para el ejercicio de los derechos de los titulares.

? Qué información personal, si la hubiere, puede compartir la CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO con terceros y las condiciones que se cumplen para garantizar la protección de la información. ? Cuáles son los derechos de los titulares. ? Qué deberes cumple la CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO como responsable del tratamiento de los datos personales de los titulares.

¿Qué derechos tengo como TITULAR de DATOS PERSONALES? ¿Cómo ejerzo mis derechos?
Como TITULAR de DATOS PERSONALES, se tiene derecho: a) Conocer, actualizar y rectificar sus DATOS PERSONALES; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada; c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le hemos dado a sus DATOS PERSONALES; d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus DATOS PERSONALES, y, f) Acceder en forma gratuita a sus DATOS PERSONALES.

Para el ejercicio de sus derechos del titular de DATOS PERSONALES podrá contactar a nuestro Oficial de Protección de Datos, encargado de la atención de sus consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión. Podrá presentar una solicitud expresa en el correo electrónico datospersonales@ccv.org.co, siguiendo las instrucciones del Capítulo XI de esta Política de Tratamiento de Datos Personales.

¿Qué tratamiento damos a sus DATOS PERSONALES?

Trataremos sus DATOS PERSONALES para el cumplimiento de nuestras funciones legales y misionales, relacionadas con los registros públicos y el impulso y realización de actividades para la promoción de la formalización, el fortalecimiento y desarrollo empresarial, la innovación y la capacitación empresarial. El tratamiento de sus DATOS PERSONALES lo haremos para cumplir con las finalidades establecidas en el artículo 86 del Código de Comercio, el Decreto 1074 de 2015 (artículo 2.2.2.38.1.4.) y en las demás normas legales y reglamentarias que definen las funciones de las Cámaras de Comercio.

¿Qué pasa con los DATOS PERSONALES DE CARÁCTER SENSIBLE?

Aun cuando evitaremos el tratamiento de DATOS PERSONALES DE CARÁCTER SENSIBLE, es posible que adelantemos alguna operación de tratamiento sobre ese tipo especial de DATOS PERSONALES, incluyendo los de niños, niñas y adolescentes. Sin embargo, queremos informarles que el tratamiento sobre este tipo de datos se limitará a aquellos en los cuales el TITULAR expresamente nos otorgó su consentimiento para ello o que esté en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. Aclaramos que tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños y niñas y adolescentes.
¿Compartirán mis DATOS PERSONALES?

Sí, es posible que transmitamos o transfiramos datos personales para cumplir con las funciones que nos han sido legalmente asignadas como Cámara de Comercio; podremos compartirlos con: (a) Proveedores de servicios de pago en línea, a efectos de llevar a cabo transacciones en línea; (b) Proveedores de servicios tecnológicos y de análisis de datos; (c) Proveedores de servicios redes sociales, atención al cliente y en general, terceros que nos presten servicios para enviar información publicitaria o no, de productos o servicios propios o de terceros o de nuestras plataformas; (d) Entidades públicas para el ejercicio de sus funciones; o (e) Para adelantar estudios y análisis estadísticos.

¿Cuáles son nuestros canales de atención para el ejercicio de los derechos de los TITULARES?

La CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO ha dispuesto los siguientes canales de atención para que los TITULARES ejerzan sus derechos:

a) Correo electrónico: datospersonales@ccv.org.co

b) Mediante solicitud escrita utilizando el formulario de ejercicio de derecho de hábeas data en la sede principal o las oficinas receptoras de la CCV.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO
La Cámara de Comercio de Villavicencio comprometida con el respeto al Derecho Constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que ha recogido sobre ellas en bases de datos y archivos, con la seguridad y privacidad de la información que contenga datos personales y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y su Decreto reglamentario (Decreto 1377 de 2013, compilado en el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015), dispone públicamente la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “PTDP”) para que cualquier persona conozca los procesos y estándares que la Cámara de Comercio de Villavicencio ha implementado en materia de protección de datos personales.

I. IDENTIFICACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Cámara de Comercio de Villavicencio (en adelante referida como la “CCV”) es la Responsable del Tratamiento (conforme se define más adelante), es una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, de carácter corporativo y gremial que cumple las funciones que le son señaladas en las normas legales y reglamentarias especialmente las dispuestas en el artículo 86 del Código de Comercio y en el artículo 2.2.2.38.1.4. del Decreto 1074 de 2015.

La CCV adopta la PTDP con el fin de garantizar la protección de los derechos fundamentales de los Titulares en el Tratamiento de Datos Personales (según se definen más adelante). La información de la CCV es la siguiente:

Razón Social:
CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO
N.I.T.:
892.000.102 - 1
Domicilio Principal: Avenida 40 No. 24A - 71 Villavicencio, Meta
Teléfono: 6818140 - 6817777
Correo electrónico:
presidencia@ccv.org.co
Página Web:
www.ccv.org.co

II. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación de los términos de la PTDP, se observarán las siguientes reglas: (i) Los términos con letra inicial mayúscula tendrán el significado que a ellos se asigna; (ii) Los términos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa, siempre que el contexto así lo requiera; (iii) Los términos que no estén expresamente definidos se entenderán en el sentido que les atribuya el lenguaje técnico, o en su sentido natural, según su uso general; (iv) Las referencias a leyes aplicables o disposiciones legales incluyen todas las leyes aplicables o disposiciones legales adicionadas, extendidas, consolidadas, modificadas o reemplazadas de tiempo en tiempo y a cualquier orden, regulación, instrumento u otra disposición realizada en virtud de los mismos; (v) Los títulos y/o secciones incluidas en la PTDP han sido incorporados por conveniencia y no se considerarán parte de la misma ni limitarán el alcance de los términos y disposiciones de la misma; y (vi) Cualquier enumeración o relación de conceptos donde exista la conjunción disyuntiva “o” deberá entenderse que comprende a algunos o a todos los elementos de tal enumeración o relación. Así mismo, cualquier enumeración o relación de conceptos donde exista la conjunción copulativa “y” deberá entenderse que incluye a todos y cada uno de los elementos de tal enumeración o relación.

Sin perjuicio de las demás definiciones que se encuentren en la PTDP, de conformidad con la normatividad vigente, se tendrán las siguientes definiciones

• “Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que la CCV lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, que podrá solicitarse a través de diferentes mecanismos y medio técnicos y podrá ser, (i) por escrito; (ii) de forma oral, o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. La Autorización podrá ser obtenida por medio de un documento físico, digital, mensaje de datos, sitio web, de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita conservar prueba;

• “Aviso de Privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por la CCV, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la PTDP, la forma de acceder a la PTDP y las finalidades del Tratamiento que la CCV dará a los Datos Personales.

• “Base de Datos”: Conjunto organizado de Datos Personales que serán objeto de Tratamiento;

• “Dato Personal”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

• “Dato Público”: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;

• “Datos Sensibles”: Aquéllos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. La entrega de Datos Sensibles es de carácter facultativo y el titular no está obligado a contestar preguntas que versen sobre Datos Sensibles;

• “Encargado del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el

Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, la CCV podrá ser Encargado del Tratamiento;

• “Responsable del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, para efectos de la PTDP, al referirse a al Responsable del Tratamiento, se referirá a la CCV;

• “Titular”: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento;

• “Transferencia”: Operación que tendrá lugar cuando el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento, envíe los Datos personales a un receptor, que a su vez sea Responsable del Tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país;

• “Transmisión”: Operación que implica la comunicación de Datos Personales dentro o fuera del territorio del país cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable del Tratamiento;

• “Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión que se realizará únicamente para las finalidades que se establecen en la presente PTDP previa Autorización del Titular.

III. OBJETIVO DE LA PTDP
El objetivo de la PTDP es desarrollar y establecer los lineamientos y políticas que regirán el Tratamiento de Datos Personales por parte de la CCV. En esta PTDP se dispone: a) El Tratamiento al cual son sometidos los Datos Personales; b) Los derechos que le asisten a los Titulares; (c) La persona encargada y los procedimientos para la atención de peticiones, consultas y reclamos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir, así como de revocar la autorización; (d) La fecha de entrada en vigencia de la PTDP; y (f) Las demás políticas y lineamientos que sigue la CCV para garantizar el pleno ejercicio del derecho al habeas data.

IV. ALCANCE DE LA PTDP
La aplicación de la presente PTDP abarca todos los Datos Personales que la CCV trata en desarrollo de sus funciones legales y misionales, incluyendo la contratación de personal, la vinculación de proveedores, y todas las funciones establecidas en el artículo 86 del Código de Comercio, el Decreto 1074 de 2015 (artículo 2.2.2.38.1.4.) y en las demás normas legales y reglamentarias que definen las funciones de las cámaras de comercio.

Los colaboradores, funcionarios, representantes, contratistas, aliados o terceros que actúen en nombre y por cuenta de la CCV están obligados a cumplir y aplicar todas las disposiciones de la PTDP. La CCV limita el acceso a los Datos Personales de los Titulares a los colaboradores autorizados, quienes podrán llevar a cabo el Tratamiento para los fines autorizados por el Titular o definidos legalmente.

La CCV hará su mejor esfuerzo profesional por mantener bajo adecuados estándares de calidad, de protección y seguridad de la información, todos los Datos Personales que reciba de los Titulares, especialmente los Datos Sensibles o los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes. Así mismo, propenderá por garantizar que los Datos Personales y/o Datos Sensibles recolectados tengan la protección técnica y jurídica necesaria para garantizar su seguridad, integralidad, acceso y confidencialidad.

Los Titulares autorizan expresamente a la CCV para que almacene sus Datos Personales y/o Datos Sensibles (cuya entrega es de carácter facultativo) de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los Datos Personales de acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables a entidades como la CCV. V. DERECHOS QUE LES ASISTEN A LOS TITULARES Son derechos de los Titulares:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales y Datos Sensibles frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

La CCV podrá, periódicamente, solicitar la actualización de los Datos Personales, con la finalidad de mantener la información vigente.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento. Los Titulares podrán en todo momento, siguiendo lo dispuesto en la PTDP, solicitar la prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales. Salvo que se trate de Datos Personales exceptuados, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre los que se encuentran los datos de Registros Públicos.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales. Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a la CCV conforme los procedimientos dispuestos en la PTDP.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen y regulen en Tratamiento de Datos Personales Los Titulares podrán presentar quejas ante la Autoridad de Protección de Datos Personales en los canales dispuestos por esta, podrá acceder a ellos en www.sic.gov.co.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal. Los Titulares podrán ejercer este derecho cuando consideren que en el Tratamiento no se respetaron los principios, derechos y sus garantías constitucionales y legales. Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a la CCV conforme los procedimientos dispuestos en la PTDP. No obstante, lo anterior, los Titulares de los Datos Personales no podrán revocar la autorización y solicitar la supresión de los Datos Personales cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en las bases de datos.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a la CCV conforme los procedimientos dispuestos en la PTDP.

g) Derecho a abstenerse de responder preguntas sobre Datos Sensibles Los Titulares tienen derecho a abstenerse de responder preguntas que les sean hechas sobre Datos Sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
VI. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La CCV llevará a cabo el Tratamiento de Datos Personales en ejercicio de sus funciones legales dispuestas en el Artículo 86 del Código de Comercio, el Decreto 1074 de 2015 (artículo 2.2.2.38.1.4.) y en las demás normas legales y reglamentarias que definen las funciones de las Cámaras de Comercio, entras las que se encuentran:

(a) Adelantar, elaborar y promover investigaciones y estudios jurídicos, financieros, estadísticos y socioeconómicos, sobre temas de interés regional y general, que contribuyan al desarrollo de la comunidad y de la región donde operan;

(b) Llevar los registros públicos encomendados a ellas por la ley y certificar sobre los actos y documentos allí inscritos;

(c) Recopilar y certificar la costumbre mercantil mediante investigación realizada dentro de la jurisdicción que corresponde. La investigación tendrá por objeto establecer las prácticas o reglas de conducta comercial observadas en forma pública, uniforme, reiterada y general, siempre que no se opongan a normas legales vigentes;

(d) Crear centros de arbitraje, conciliación y amigable composición por medio de los cuales se ofrezcan los servicios propios de los métodos alternos de solución de conflictos, de acuerdo con las disposiciones legales;

(e) Adelantar acciones y programas dirigidos a dotar a la región de las instalaciones necesarias para la organización y realización de ferias, exposiciones, eventos artísticos, culturales, científicos y académicos, entre otros, que sean de interés para la comunidad empresarial de la jurisdicción;

(f) Participar en la creación y operación de centros de eventos, convenciones y recintos feriales de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1558 de 2012 y las demás normas que las sustituyan, modifiquen o adicionen;

(g) Promover la formalización, el fortalecimiento y la innovación empresarial, así como desarrollar actividades de capacitación en las áreas comercial e industrial y otras de interés regional, a través de cursos especializados, seminarios, conferencias y publicaciones;

(h) Promover el desarrollo regional y empresarial, el mejoramiento de la competitividad y participar en programas nacionales de esta índole,

(i) Promover la afiliación de los comerciantes inscritos que cumplan los requisitos señalados en la ley, con el fin de estimular la participación empresarial en la gestión de la CCV y el acceso a los servicios y programas especiales; y demás funciones legales.

Toda actividad que adelante la CCV y que implique el Tratamiento de Datos Personales se adelantará en el ejercicio de sus funciones legales o en virtud de las finalidades que sean expresamente autorizadas por los Titulares, podrá abarcar desde información relativa al nombre y correo electrónico, hasta información acerca de información financiera o información académica o profesional.

Los Datos Personales y Datos Sensibles recolectados, dentro de los cuales podrán además encontrarse información profesional o académica y la imagen, tienen como finalidad y propósito lo establecido en la presente PTDP y de acuerdo con las finalidades Autorizadas en cada caso. La CCV no verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de quien suministra sus Datos Personales o Datos Sensibles, por tanto, la CCV no será responsable por los daños o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran generarse por la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información. Esto incluye los daños y perjuicios que puedan generarse por suplantación de la identidad de un tercero. Los Datos Personales suministrados podrán ser usados, procesados, transferidos y/o transmitidos en el país o fuera del país, incluso con terceros ubicados en países que no proporcionen similares niveles de protección que la CCV, para que estos se incorporen en distintos archivos, Bases de Datos y/o medios conocidos o por conocerse. El tratamiento de los Datos Personales se realizará aplicando de manera armónica e integral los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento.

b) Principio de finalidad.

c) Principio de libertad.

d) Principio de veracidad o calidad. e) Principio de transparencia.

f) Principio de acceso y circulación restringida.

g) Principio de seguridad.

h) Principio de confidencialidad.

1. Tratamiento de Datos Personales en ejercicio de funciones legalmente señaladas

La CCV llevará a cabo el Tratamiento de Datos Personales en ejercicio de las funciones legalmente señaladas en el Artículo 86 del Código de Comercio, el Decreto 1074 de 2015 (artículo 2.2.2.38.1.4.) y en las demás normas legales y reglamentarias que definen las funciones de las cámaras de comercio. El Tratamiento de los Datos Personales en ejercicio de las funciones legalmente señaladas se podrá adelantar sin previa autorización del Titular. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la normas legales y reglamentarias que regulan la materia.

2. Tratamiento de Datos Personales en virtud de la naturaleza privada de la CCV
La CCV podrá llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales en ejercicio de funciones que le son legalmente asignadas pero que ejerce como persona jurídica de naturaleza privada. Por ejemplo, cuando se trate de funciones de promoción, capacitación o divulgación. En estos casos solicitará Autorización de los Titulares.

3. Tratamiento de Datos Sensibles
La CCV sólo tratará Datos Sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los Titulares e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su Tratamiento y el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas cuando estas versen sobre este tipo de datos. La CCV utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
- El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular.
- El Titular sea informado que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

4. Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes
La CCV sólo tratará Datos Personales de niños, niñas y adolescentes cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con la CCV. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas o adolescentes.

- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, la CCV solicitará al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, considerar su opinión, la cual deberá que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley y verificará que quien actúe como representante del niño, niña o adolescente tenga esa calidad legalmente. El menor deberá ser escuchado previo a otorgar cualquier consentimiento. En todos los casos es facultativa la entrega de cualquier información relacionada con el menor; sin embargo, esta será tratada, siempre y cuando sea necesaria para dar cumplimiento a las funciones de la CCV.

La CCV y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el tratamiento de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas legales y reglamentarias.

VII. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La CCV informa que los Datos Personales recolectados serán Tratados para las finalidades establecidas en el Artículo 86 del Código de Comercio, el Decreto 1074 de 2015 (artículo 2.2.2.38.1.4.) y en las demás normas legales y reglamentarias que definen las funciones de las Cámaras de Comercio.

Así mismo, se podrá llevar a cabo el Tratamiento para las siguientes finalidades:

(i) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de las funciones de la CCV, en lo que tiene que ver con el cumplimiento de las funciones propias de las cámaras de comercio;

(ii) Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos servicios;

(iii) Gestionar trámites (solicitudes, quejas y reclamos);

(iv) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la CCV;

(v) Recopilar y certificar la costumbre mercantil mediante investigación realizada dentro de la jurisdicción que corresponde. La investigación tendrá por objeto establecer las prácticas o reglas de conducta comercial observadas en forma pública, uniforme, reiterada y general, siempre que no se opongan a normas legales vigentes;

(vi) Crear centros de arbitraje, conciliación y amigable composición por medio de los cuales se ofrezcan los servicios propios de los métodos alternos de solución de conflictos, de acuerdo con las disposiciones legales;

(vii) Participar en la creación y operación de centros de eventos, convenciones y recintos feriales de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1558 de 2012 y las demás normas que las sustituyan, modifiquen o adicionen;

(viii) contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de Datos Personales, necesarios para el cumplimiento de las funciones generales dispuestas en las normas legales y reglamentarias, o

(ix) ya sea directamente o a través de terceros: consultar, llevar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los datos personales para incorporarlos en las distintas bases de datos de la CCV.

De manera específica, por área funcional, la CCV podrá adelantar el Tratamiento para las finalidades que se enuncian a continuación, sin perjuicio de que se adelante el Tratamiento para finalidades que sean expresamente informadas al momento de solicitar la Autorización.

a) Desde la Dirección General
Entre otras finalidades, desde la Dirección General se podrá adelantar el Tratamiento de Datos Personales para los fines administrativos propios de la CCV, tales como convocatorias a sesiones ordinarias y extraordinarias de la Junta Directiva; para enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información relativa a la CCV, a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.

b) Desde la Dirección Administrativa y Financiera

Entre otras finalidades, desde la Dirección Administrativa y Financiera se podrá adelantar el Tratamiento de Datos Personales para:

a) Realizar un proceso de análisis, evaluación y selección del personal a laborar en la CCV;

b) Evaluar las condiciones de empleabilidad, suficiencia y pertinencia para determinado cargo;

c) Realizar estudios de seguridad (exámenes médicos de ingreso y salida, referenciaciones y otros);

d) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la CCV con los Titulares, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo;

e) Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo;

f) Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el Titular;

g) Realizar estudios internos sobre los hábitos del Titular para programas de bienestar corporativo y llevar a cabo actividades empresariales, para el Titular y sus beneficiarios, como hijos, cónyuge o compañero permanente;

h) Transferir los Datos Personales o Datos Sensibles a terceros con quienes medie un contrato de procesamiento de datos, o cuyo objeto contractual requiera la transferencia o transmisión de Datos Personales;

i) Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales;

j) Comunicar políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores;

k) Adelantar el análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores;

l) El cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales;

n) Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios;

m) adelantar el control y pagos por bienes y servicios recibidos; ñ) Adelantar labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con proveedores;

o) Adelantar consultas, auditorías y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas;

p) Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades, o,

q) realizar los contratos, convenios y las órdenes de pedido.

Así mismo, se podrán:

a) Realizar los respectivos pagos o aportes de los contratistas, proveedores o aliados;

b) Consultar la información en listas de lavados de activos;

c) Llevar a cabo el registro y trazabilidad de documentos que ingresan y egresan a la CCV;

d) Llevar a cabo el registro y trazabilidad de facturas que se radican en la CCV por proveedores;

e) Llevar la trazabilidad de recursos presentados a la CCV por los clientes;

f) Almacenar y custodiar toda la documentación propia de los procesos de la organización;

g) Almacenar y custodiar la documentación generada por todos los procesos de la CCV, de acuerdo a las pautas emitidas por el Archivo General de la Nación;

h) Mantener un registro y control de los visitantes que ingresan a las instalaciones de la CCV, por seguridad de las personas y las instalaciones;

i) Atención de peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias, y,

j) Llevar la trazabilidad de recursos presentados a la CCV.

k) Desde la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos

Entre otras finalidades, desde la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos se podrá adelantar el Tratamiento de Datos Personales para:

a) Conocer y realizar todas las convocatorias propias de la CCV, fijadas en carteleras del centro;

b) Designar como conciliador, árbitro o perito frente a los procesos adelantados del Centro de Conciliación y Arbitraje de la CCV;

c) Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios y ofrecidos por el Centro de Conciliación y Arbitraje de la CCV;

d) Invitar a participar en eventos organizados, capacitaciones, cursos, seminarios organizados por la CCV, a través del Centro de Conciliación y Arbitraje de la CCV;

e) Ser incluidos y almacenados en las Bases de Datos del Centro de Conciliación y Arbitraje de la CCV;

f) Adelantar y llevar a cabo actividades relacionadas con las funciones camerales de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio en su artículo 86, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.38.1.4 y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan, con los datos suministrados, especialmente, aquellas relacionadas con el Centro de Conciliación y Arbitraje de la CCV conforme al marco establecido por la Ley 23 de 1991, Ley 446 de 1998, Ley 640 de 2001, Ley 1563 de 2012, Decreto 1829 de 2013, y demás normas que las modifiquen, complementen o adicionen;

g) Enviar invitaciones e información sobre los eventos, programas, cursos o seminarios que realiza la CCV a través de cualquiera de sus unidades de negocio, incluido el Centro de Conciliación y Arbitraje de la CCV, para adelantar las inscripciones y preinscripciones en los eventos, seminarios y cursos, entre otros;

h) La transferencia y/o transmisión de los Datos Personales a terceros con los cuales la CCV tenga alianzas o acuerdos para el desarrollo de sus funciones camerales de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio en su artículo 86, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.38.1.4. 4., quienes podrán realizar el Tratamiento para cumplir funciones relacionadas con sus actividades principales, entre ellas, la promoción y/o publicidad de sus productos y/o servicios; realizar la captura de datos biométricos (datos sensibles) de los Titulares a través de registros fotográficos, de voz o de video para su posterior uso con fines comerciales y de publicidad a través de cualquier canal de comunicación; en general, para el desarrollo de las funciones propias del Centro de Conciliación y Arbitraje de la CCV y las que se desprendan de la calidad de convocante/convocado, árbitro, conciliador, secretario, perito, acreedor, operador, entre otros, durante el tiempo que ostente dicha calidad.
d) Desde la Dirección Comercial y de Servicios Empresariales

Entre otras finalidades, desde la Dirección Comercial y de Servicios Empresariales se podrá adelantar el Tratamiento de Datos Personales para:

a) Adelantar acciones y programas dirigidos a dotar a la región de las instalaciones necesarias para la organización y realización de ferias, exposiciones, eventos artísticos, culturales, científicos y académicos, entre otros, que sean de interés para la comunidad empresarial de la jurisdicción;

b) Promover la formalización, el fortalecimiento y la innovación empresarial, así como desarrollar actividades de capacitación en
las áreas comercial e industrial y otras de interés regional, a través de cursos especializados, seminarios, conferencias y publicaciones;

c) Promover el desarrollo regional y empresarial, el mejoramiento de la competitividad y participar en programas nacionales de esta índole;

d) Brindar asesorías especializadas de índole jurídico en temas de derecho comercial, laboral, de asociación, tributario, aduanero, contratación internacional y propiedad intelectual; y

e) Para brindar acceso a las bases de datos empresariales de los comerciantes, según solicitud previa; para permitir el alquiler de salones, equipos y servicios complementarios con los que cuenta la CCV.

f) Desde la Dirección de Competitividad y Proyectos Empresariales

Entre otras finalidades, desde las Dirección de Competitividad y Proyectos Empresariales se podrá adelantar el Tratamiento de Datos Personales para:

a) Fortalecer y crear mecanismos que permitan desarrollar el potencial económico de la cultura e industria creativa, generando condiciones para la sostenibilidad de las organizaciones y agentes que la conforman;

b) Comunicar de las convocatorias para impulsar la innovación empresarial;

c) Promover servicios de asesoría relacionados con comercio exterior y exportación de servicios y/o productos;

d) Generar estrategias para fortalecer y dinamizar la creación de empresa en la región, usando herramientas como la asistencia técnica, la articulación de cadenas productivas, capacitación, gestión y promoción de iniciativas de producción, entre otros; e) Incentivar la productividad y competitividad de la región;

f) Gestionar la formulación y ejecución de proyectos relacionados con la competitividad e innovación;

g) Promover y realizar el acompañamiento para el fortalecimiento y la innovación empresarial en sectores como el turismo en la región; h) adelantar, elaborar y promover investigaciones y estudios jurídicos, financieros, estadísticos y socioeconómicos, sobre temas de interés regional y general, que contribuyan al desarrollo de la comunidad y de la región donde operan; y

i) promover el desarrollo regional y empresarial, el mejoramiento de la competitividad y participar en programas nacionales de esta índole.

j) Desde la Dirección de Registros Públicos

Entre otras finalidades, desde las Dirección de Registros Públicos se podrá adelantar el Tratamiento de Datos Personales para:

a) Adelantar y llevar a cabo actividades relacionadas con las funciones camerales de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio en su artículo 86, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 artículo 2.2.2.38.1.4 y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan;

b) Llevar los registros públicos encomendados a ellas por la Ley y certificar sobre los actos y documentos allí inscritos;

c) Promover la formalización, el fortalecimiento y la innovación empresarial, así como desarrollar actividades de capacitación en las áreas comercial e industrial y otras de interés regional, a través de cursos especializados, seminarios, conferencias y publicaciones;

d) Promover la afiliación de los comerciantes inscritos que cumplan los requisitos señalados en la Ley, con el fin de estimular la participación empresarial en la gestión de las cámaras de comercio y el acceso a los servicios y programas especiales y demás funciones legales;

e) Administrar el registro mercantil, el registro único de proponentes, el registro nacional de turismo, el registro de entidades sin ánimo de lucro, el registro de veedurías ciudadanas, el registro de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, registro de entidades de economía solidaria, registro único de entidades operadoras de libranza y registro nacional de vendedores de juegos de suerte y azar, y,

f) Llevar los registros públicos encomendados a ellas por la ley y certificar sobre los actos y documentos allí inscritos.

VIII. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES Y PERSONA ENCARGADA

La CCV garantiza el ejercicio de los derechos de los Titulares. Estos derechos podrán ser ejercidos por:

1. El Titular, acreditando su identidad por los medios dispuestos por la CCV.
2. Los causahabientes del Titular, acreditando su calidad.
3. Por el representante o apoderado del Titular, acreditando su calidad.

La persona encargada será quien haga las veces de Oficial de Protección de Datos Personales. Los Titulares, sus causahabientes o terceros autorizados podrán presentar sus consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de sus Datos Personales o ejercer sus derechos:

(a) Mediante solicitud expresa en el correo electrónico datospersonales@ccv.org.co.

(b) Mediante solicitud física en la sede principal de la CCV ubicada en la Avenida 40 No. 24A - 71 Villavicencio (Meta), utilizando el formato de ejercicio del derecho de hábeas data que le será entregado en la recepción.

(c) Mediante solicitud física en la Oficina Receptora Sede Puerto Carreño ubicada en la Carrera 8 No. 20-20 Local 3, Barrio Arturo Bueno, Puerto Carreño, Vichada utilizando el formato de ejercicio del derecho de hábeas data, utilizando el formato ejercicio del derecho de hábeas data que le será entregado en la recepción.

(d) Mediante solicitud física en la Oficina Receptora Sede Inírida ubicada en la Calle 19 No. 9-47 Barrio Comuneros, Inírida, Guainía utilizando el formato de ejercicio del derecho de hábeas data, que le será entregado en la recepción.

(e) Mediante solicitud física en la Oficina Receptora Sede Mitú ubicada en la Avenida 15 No. 13-71, Piso 2, Barrio Centro - Mitú (Vaupés), utilizando el formato de ejercicio del derecho de hábeas data que le será entregado en la recepción.

(f) Mediante solicitud escrita y expresa a través de correo postal remitido a cualquier de las direcciones aquí informadas, ya sea de la Sede Principal o cualquiera de las Oficinas Receptoras. De tratarse de un modo de ejercicio de derecho presencial, deberá acudir en el horario de atención al público dispuesto para cada uno de los puntos de atención que podrán ser verificados en la página web www.ccv.org.co.

El formato ejercicio del derecho de hábeas data podrá ser solicitado en la sede principal o en cualquiera de las oficinas receptoras. Para la radicación y atención de su petición, consulta o reclamo el Titular deberá suministrar la siguiente información:

1. Nombre completo y apellidos.

2. Dirección física.

3. Correo electrónico.

4. Número de teléfono (línea fija).

5. Número de móvil.

6. Medios para recibir respuesta a su solicitud.

7. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).

8. Firma (si aplica) y número de identificación. Toda forma de ejercicio de derechos será remitida por el Oficial de Protección de Datos Personales. PROCESO DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE EJERCICIO DE DERECHOS PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN
Remisión de solicitud al Oficial de Tratamiento de Datos Personales Toda solicitud relacionada con el Tratamiento de Datos Personales debe ser remitida al Oficial para iniciar el trámite de acuerdo al tipo de solicitud.

Clasificación de la solicitud

Una vez recibida la solicitud, el Oficial clasifica si la misma se trata de una consulta o de un reclamo Registro de solicitud El oficial de Tratamiento de Datos Personales realiza el registro de la solicitud y deja constancia dentro de la Base de Datos del soporte documental de la solicitud.

PROCESO DE ATENCIÓN DE CONSULTAS PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN

Trámite de solicitud

El Oficial de Protección de Datos Personales dará respuesta por el medio que se ha solicitado o a la dirección que ha indicado el Titular. La respuesta debe emitirse en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Ampliación del término

Se informa al Titular las razones por las cuales no es posible atender la solicitud dentro del término atrás señalado, indicándole al Titular que la respuesta a su solicitud se dará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

Respuesta a la Consulta
Remite la respuesta y deja constancia para el Registro Nacional de Bases de Datos.

PROCESO DE ATENCIÓN DE RECLAMOS PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN

Verificación de la información
Se verifica que la información sea la requerida para gestionar el reclamo.

Información incompleta
Se indica al Titular los requisitos faltantes dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, indicando que, de no dar respuesta en los próximos dos (2) meses, se entenderá desistida la solicitud.

Información completa
Si la solicitud reúne todos los requisitos se inicia el trámite de atención y se rotula el dato con la descripción de “RECLAMO EN TRÁMITE”.

Trámite de solicitud
Verificada la información, el Oficial de Protección de Datos Personales dará respuesta por el medio que se ha solicitado o a la dirección que ha indicado el titular. La respuesta debe emitirse en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Ampliación del término
Se informa al Titular las razones por las cuales no es posible atender la solicitud dentro del término atrás señalado, indicándole al Titular que se amplía el plazo por ocho (8) días hábiles adicionales y se indica la fecha de respuesta.

Respuesta al Reclamo
Remite la respuesta y deja constancia de la misma. Si procede el reclamo se cumple con lo solicitado por el Titular. Si no procede el reclamo se responde al solicitante con los argumentos.

IX. PUBLICACIÓN Y VIGENCIA DE LA PTDP La presente PTDP entrará en vigencia el día veintisiete (27) de julio de 2021. Será accesible a través de la página web de la CCV en el link www.ccv.org.co; o podrá ser solicitada en la sede principal o en las oficinas receptoras de la CCV.

X. TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO Las Bases de Datos de la CCV serán objeto de Tratamiento por el tiempo razonable y necesario para la finalidad para la cual fue recopilado o recabado. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del Tratamiento, sin perjuicio de que haya un deber legal o norma que indique lo contrario, la CCV suprimirá los Datos Personales.